PowerPoint är ohotat det mest använda presentationsverktyget på marknaden och har varit ett pålitligt hjälpmedel för företagare i hela 30 år! Men även om det är en oerhört populär programvara så är det många som använder det på ett väldigt ineffektivt sätt. Du har säkert varit med om många skräckexempel där långa punktlistor och komplicerad brödtext har fått dig att tappa intresset och sväva iväg i tankarna.
Målet med en bra Powerpoint-presentation är att den ska hjälpa dig lyfta fram ett budskap på ett effektivt sätt. Många glömmer bort orden ”hjälpa dig att” i den meningen och tänker att presentationen ska göra hela jobbet åt dem. Men det är faktiskt du som är i fokus och Powerpoint är sekundär. Den här tanken är viktig att ha med sig när du designar din presentation.
Här följer fem tips på hur du kan designa en Powerpoint (eller Keynote för Mac), som får din presentation att nå nya höjder. Oavsett om det rör sig om försäljning, interna möten eller ett scenframträdande så kommer dessa tips hjälpa dig.
1. Kraftfull startbild
Loopad animation i Powerpoint producerad åt Profilservice.se
Det är alltid viktigt att ge ett gott första intryck. Första bilden av din presentation sätter ribban för mötet och skapar förväntningar för det som komma skall. Första bilden ligger ofta kvar länge innan alla i mötet (eller publiken) har gjort sig redo. Bilden ligger då i bakgrunden och ger tid för reflektion. Ett exempel som är väldigt effektfullt är att visa en animation repeteras fram till att du väljer att sätta igång presentationen och gå till nästa slide. Animationen kan representera dig, ditt företag eller din produkt men framför allt väcka intresse för din presentation. Det går även använda en bild eller illustration, men med en rörlig bild ökar chansen att sticka ut och att budskapet läggs på minnet.
2. Film som anslag
Efter din startbild kan du använda en film som ett anslag till presentationen som kortfattat förklarar vad du kommer att gå igenom. Med hjälp av filmen får dina åhörare en förkunskap inför varje slide och kommer lättare ta in ditt budskap. Film är ett effektivt sätt att förmedla en känsla i rummet och samtidigt öka intresset kring ditt budskap. Men det är viktigt att hålla filmen kort och så fort som möjligt flytta över fokus till dig.
En stor fördel med film är även att den levererar budskapet på samma sätt varje gång. Det är därför ett bra sätt att standardisera din kommunikation där filmen sätter prägeln på presentationen oavsett vem som presenterar, vilket är relevant för större organisationer där många olika personer ska förmedla samma budskap.
3. Visualisera mera
Det är viktigt att tänka på är att det är du som presenterar, inte ditt material. Repetera och öva på ditt framförande och använd din Powerpoint bara som ett understöd för att ge tittaren en ytterligare dimension av ditt budskap. Förstärk upplevelsen hos din åhörare genom att använda dig av visualiseringar som bilder, filmer och grafik istället för långa texter i din presentation. Om din publik börjar läsa istället för att lyssna på dig, är det lätt att de tappar tråden i din presentation. Det finns dessutom inget mer sövande än en presentation med långa texter och punktlistor. Ett effektfullt sätt är att poängtera med hjälp av visualiseringar, där övergången till en bild kan skapa en dramatisk effekt.
4. White space
Rent grafiskt finns det mycket att tänka på och det krävs ett speciellt öga för att få ett presentationsmaterial perfekt. Oavsett vilken nivå du ligger på designmässigt så är det väldigt viktigt att behålla rymden och luften på skärmen, eller white space som det heter på designspråk. Trots uttrycket så har inte white space något med vitt att göra, utan det syftar på den tomma rymden eller luften mellan objekt. Tänk minimalistiskt och dela hellre upp materialet på flera slides än att trycka in så mycket som möjligt på en. Det går inte betona tillräckligt hur viktigt det är med uttrycket ”less is more” kring ett lyckat presentationsmaterial.
5. Upplevelsen
För att designa en minnesvärd presentation så måste vi titta på helheten och fundera på vad målet är med presentationen. Se din presentation som en upplevelse och en historia där du ska tar med dina åhörare på en resa från start till slut. Här finns det mycket att tänka på rent pedagogiskt och t.o.m. dramaturgiskt men en tumregel är att inte göra det för komplicerat. Ta ett steg i taget, försök vara så tydlig du kan och undvik för mycket brancshtermer. Ett bra sätt är att först strukturera upp ditt material i en textredigerare som exempelvis Word och försök hitta ett pedagogiskt flöde. Annars är det lätta att fastna i detaljer kring design, när felet egentligen ligger i innehållet.
Sammanfattning
Det är viktigt att göra ett bra första intryck, så se till att din första slide väcker intresse och får dina åhörare att reflektera. Ett bra sätt att rivstarta presentationen och samtidigt ge dina åhörare en viss förkunskap är att visa en kort film som anslag. Försök att använda mycket visualiseringar i hela din presentation, som bilder, filmer och grafik. På så sätt kan du förstärka ditt budskap samtidigt som du hjälper dina åhörare att hålla fokus och koncentrationen uppe. Var noga med att inte trycka in för mycket material på en och samma slide utan försök att använd luften för att fokusera på det som är viktigt. Men glöm inte att viktigast av allt är att du tar med dina åhörare på en resa och en upplevelse som bli minnesvärd.
Lycka till med din Powerpoint!
Vill du ha hjälp med ditt presentationsmaterial? Kontakta oss på Eight så hjälper vi dig.
